Directiesecretaresse

De Oorlogsgravenstichting zoekt per direct een georganiseerde en gestructureerde directiesecretaresse voor 24 tot 32 uur per week verdeeld over 4 dagen.

Waar staan wij voor?
De Oorlogsgravenstichting houdt zich al 75 jaar bezig met het beheren en onderhouden van alle Nederlandse oorlogsgraven over de hele wereld. Daarnaast onderzoeken we de verhalen van oorlogsslachtoffers en delen die met nabestaanden, jongeren en belangstellenden. Dat doen we bijvoorbeeld in tentoonstellingen en educatieve programma’s. We willen daarmee laten zien wat de gevolgen zijn van oorlog, en hoe belangrijk het is je in te zetten voor vrede en vrijheid. Werk dat nog iedere dag relevant is.

De directiesecretaresse zorgt voor de dagelijkse ondersteuning van de algemeen directeur en verricht daarnaast ondersteunende taken voor de Raad van Toezicht en de Raad van Advies en bewaakt hierin als vanzelfsprekend de vertrouwelijkheid van informatie en gegevens.

Bij de Oorlogsgravenstichting in Nederland werken 28 medewerkers.

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse ben je het eerste aanspreekpunt m.b.t. de agenda van en verzoeken en vragen aan de directeur-bestuurder. Naast het beheren van de agenda plan je uiteenlopende afspraken in, en organiseer en faciliteer je vergaderingen, in- en externe bijeenkomsten aan de hand van de jaarplanning. Deze vergaderingen en bijeenkomsten vinden soms plaats in de avonduren of in het weekend.

Je stuurt de vergaderstukken op en maakt notulen van de vergaderingen. Tevens maak je in conceptbrieven en -nota’s op aan de hand van summiere aanwijzingen; je zorgt voor een juiste archivering van deze documenten en notulen.

Ook organiseer en faciliteer je het bezoek van de directeur bestuurder en/of de Raad van Toezicht aan diverse herdenkingen, bijeenkomsten en binnen- of buitenlandse reizen. Je ontvangt bezoek en treedt waar nodig op als gastvrouw/gastheer.

Je collega’s zijn gemotiveerd en zeer betrokken bij het werk van de Oorlogsgravenstichting. Samen met hen organiseer je de jaarlijkse 4 mei-herdenking op het Nationaal Ereveld Loenen.

Hier ga je werken
Het kantoor van de Oorlogsgravenstichting is gevestigd in Den Haag op loopafstand van het centrum.

Wat vragen we van jou?

• Je hebt een afgeronde opleiding als secretaresse of managementassistent en minimaal 5 jaar ervaring in de rol van directiesecretaresse ;
• Je bent in staat om zelfstandig te werken en weet daarmee de directeur zoveel als mogelijk te ontlasten. Aan een half woord heb je genoeg om proactief aan de slag te gaan;
• Je hebt kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• Je hebt inzicht in functionele verhoudingen en relevante administratieve processen binnen de organisatie;
• Je bent vaardig in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het genereren van managementinformatie;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je bent stressbestendig, organisatie- en omgevingssensitief;
• Je bent accuraat, beschikt over goede contactuele eigenschappen en sociale vaardigheden
• Je hebt een goede beheersing van Office365 en ervaring met geautomatiseerde systemen. Daarnaast ben je bekend met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Arbeidsvoorwaarden

Je salaris wordt ingeschaald in schaal 6 conform de inschaling CAO Rijk tot een maximum van € 3.564,01 bruto op fulltime basis. De hoogte van de inschaling is afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband. Onderdeel van de beloning is 16,50% IKB (Individueel Keuzebudget). Wij bieden je een contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling.

meer...

Opslaan en terug Naar vacature

Meer vacatures van Oorlogsgravenstichting

Directiesecretaresse

Je vervult een centrale rol in de organisatie en je bent een zogenoemde duizendpoot. Jij ondersteunt en ontzorgt de directeur en andere management team leden daar waar nodig. Wij kunnen erop vertrouwen dat alles goed
2 dagen geleden- Volledige vacature bekijken

Directiesecretaresse

Dit ga je doen Als directie assistent ben je meer dan alleen een ondersteuner; je bent een onmisbare schakel in het hart van de organisatie. In deze rol heb je de kans om direct bij te dragen aan het woongeluk van de
1 dag geleden- Volledige vacature bekijken

Directiesecretaresse

Dit ga je doen Ben jij een georganiseerde en proactieve directiesecretaresse die de operationeel directeur kan ondersteunen in diverse organisatorische taken? Heb jij een scherp oog voor detail en kun je anticiperen op de
1 dag geleden- Volledige vacature bekijken

Directiesecretaresse

Dit ga je doen Locatie: Apeldoorn en Houten Uren: 32 - 40 uur per week Als management assistent, bij ons ook wel directiesecretaresse genoemd, heb je niet zomaar een baan! Afspraken plannen in complexe agenda’s,
1 dag geleden- Volledige vacature bekijken