Management Assistent

Een dag uit het leven van een Management Assistent

Als Management Assistent ben jij het aanspreekpunt voor directie en verantwoordelijk voor verschillende office zaken binnen The Relevance Group Benelux. The Relevance Group Benelux bestaat momenteel uit twee bedrijven: Markteffect en Techonomy. Deze bedrijven vestigen zich in Eindhoven in hetzelfde pand. Je gaat ervoor zorgen dat alle secretariële en organisatorische processen gestroomlijnd verlopen binnen de organisatie. Je ontzorgt de directie en de organisatie, denkt hierin twee stappen voorruit en ziet niets over het hoofd.

Na het zetten van een verse kop thee of koffie en het bespreken van het weekend, begint je dag pas echt! Bij afdeling Office weet je nooit hoe een dag gaat verlopen en daarom is prioriteiten stellen van belang. Je begint je dag met het checken van de agenda’s van de directieleden om te kijken wat er morgen op de planning staat. Zijn er afspraken die overlap hebben, zijn er afspraken die gewijzigd moeten worden en is er een ruimte gereserveerd?

Vervolgens ga je aan de slag met een mailtje van Renée in de gezamenlijke office mailbox met de vraag of er respondentenbeloningen geregeld kunnen worden. Natuurlijk, wordt geregeld! Eén van de directieleden komt met een snelle vraag of je voor hem een afspraak kan inplannen met verschillende mensen inclusief lunch. Jij gaat op onderzoek uit naar een externe vergaderlocatie, vraagt dieetwensen op en bestelt de lunch.

Na een gezamenlijke en goed verzorgde lunch neem je in de middag weer een kijkje in de gezamenlijke en eigen mailbox en zorg je voor een warm welkom voor de gasten van Boj met een optimale klantbeleving. Je legt nog even het contact met een van de leveranciers van Markteffect over een abonnement wat bijna verloopt en handel je de laatste taken af voor de directie.

Na een week hard werken, sluiten we de week gezamenlijk af met een drankje en een spelletje of staat er een leuke activiteit zoals bowlen op de planning, georganiseerd door de feestcommissie. Jij doet toch ook mee?

Waar ben je dagelijks mee bezig?

• Het managen van kantoor;
• Het afhandelen van inkomende telefoontjes en e-mails;
• Het zorgen dat onze gasten een warm welkom krijgen;
• Een representatief kantoor en organiseren van bijeenkomsten;
• Het beheren van diverse mailboxen en agenda’s van directieleden;
• Het ontzorgen van directie;
• Aanspreekpunt leveranciers en contractbeheer;
• Overige ad-hoc taken.

In wat voor team kom je terecht?

We verwelkomen je in het Office team, waar HR, Finance en Office zaken belegd zijn. Het team bestaat uit zeven dames, samen zijn we één team. Je werkt onder andere samen met Sabina, Lobke en Denise. Ook weet de rest van de organisatie ons goed te vinden voor een babbeltje of natuurlijk werk gerelateerde vraagstukken.

Wat verwachten we van je:

• Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau, het is een pré als je een secretariële opleiding gevolgd hebt;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je bent minimaal beschikbaar voor 32 uur per week;
• Je hebt een goede beheersing van MS Office (Word/Excel/Outlook);
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatie vaardigheden;
• Je hebt oog voor detail en weet het overzicht te behouden tussen alle werkzaamheden;
• Je bent enthousiast, stressbestendig, vooruitdenkend en oplossingsgericht.

Wat bieden we je?

Dit krijg je sowieso van ons:

• Een salaris passend bij jouw ervaring;
• Een NS Business card of kilometervergoeding;
• Laptop en telefoon van de zaak;
• Een collectieve zorgverzekering;
• Bijdrage voor je oude dag;
• Compleet verzorgde lunch incl. soep & saladebar van maandag t/m donderdag.

Daarnaast bieden we je ook:

• Werken op één van onze toplocaties in Eindhoven.

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van Markteffect
Meer Management Assistent vacatures