Rijksmuseum Boerhaave Managementassistent Directie

Rijksmuseum Boerhaave

in

Leiden

zoekt een

Managementassistent Directie

voor

24 uur per week

| Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum:

23-03-2025

Rijksmuseum Boerhaave, gehuisvest in het historische voormalige St. Caecilia Gasthuis in Leiden is een schatkamer van wetenschap en geneeskunde. Rijksmuseum Boerhaave daagt iedereen, van jong tot oud en met verschillende achtergronden uit, om te ontdekken hoe relevant wetenschap en technologie zijn. We laten zien hoe bijzonder alledaagse dingen zijn en welke rol de wetenschap daarin speelt. Op deze manier maken we kennis voor een breed publiek toegankelijk en brengen we wetenschap dichtbij. Dit doen we door het aanbieden van veel verschillende programma’s, tentoonstellingen, activiteiten en evenementen. Zowel binnen als buiten het museum.

Rijksmuseum Boerhaave wil een diverse en inclusieve werkomgeving bieden die inspireert, vertrouwen geeft en constructieve samenwerking aanmoedigt. Een open organisatie waar mensen zich prettig en veilig voelen.

Managementassistent Directie

24 uur per week
Wil jij een betekenisvolle bijdrage leveren aan de organisatie van ons wetenschapsmuseum in Leiden en ben jij een organisatorisch talent met een passie voor structuur en efficiëntie? Dan is de rol van managementassistent bij Rijksmuseum Boerhaave echt iets voor jou!

Wat ga je doen?

Voor het secretariaat van de directeur zijn we op zoek naar een zelfstandig werkende en professionele managementassistent. De managementassistent opereert in het hart van de organisatie en is verantwoordelijk voor het verrichten van secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de directeur. De managementassistent is aanwezig en notuleert bij de wekelijkse managementvergadering, de maandelijkse bijeenkomst met de OR en notuleert bij de kwartaalvergaderingen van de Raad van Toezicht. De managementassistent verricht aanvullende ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de directeur en het MT, zorgt voor een actueel relatiebestand en is betrokken bij uitnodigingen aan diverse zakelijke relaties.

Managementondersteuning ten behoeve van de directeur

• Je ondersteunt de directeur (en in voorkomende gevallen het MT) algemeen inhoudelijk;
• Daarnaast bereid je (deels ook inhoudelijk) de MT-vergaderingen voor.
• Completeert vergaderstukken met relevante achtergrondinformatie en attendeert op bijzondere aandachtspunten;
• Je notuleert bij vergaderingen (onder andere MT wekelijks, RvT kwartaal, OR maandelijks);
• Je draagt zorg voor het signaleren en aanreiken van voor de directeur/MT-leden van belang zijnde informatie of ontwikkelingen en zorgt op verzoek voor het verzamelen, ordenen, analyseren en bewerken van gegevens over specifieke onderwerpen;
• Je bent verantwoordelijk voor het concipiëren, redigeren en opmaken van correspondentie, memo’s, notities en dergelijke en daartoe verzamelen en bewerken van (aanvullende, ook meer inhoudelijk gerichte) informatie;
• Je coördineert de informatiestroom naar externe relaties over gemaakte afspraken met en vragen van de directeur / het MT;
• Je ontwikkelt en beheert (administratieve) procedures.

Secretariële en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de directeur

• Je verwerkt binnenkomende en uitgaande informatiestromen (post / telefoon / e-mail) door het selecteren, ordenen, archiveren en registreren van informatie en voorbereiden van te nemen acties;
• Je bewaakt en beheert de agenda en de directiemailbox;
• Je regelt de uitnodigingen voor de personeelsbijeenkomsten;
• Je ontvangt bezoekers en organiseert zelfstandig zakenreizen, lunches en diners (delegeert aan Horeca/Sales);
• Je draagt zorg voor de uitvoering van de planning en organisatorische ondersteuning van (projectmatige) activiteiten en lost bijbehorende praktische zaken op.

Wie zoeken wij?

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau;
• Je hebt minimaal vijf jaar relevante werkervaring binnen een vergelijkbare functie in een bij voorkeur culturele/museale omgeving;
• Goed kunnen organiseren en coördineren zijn voor jou vanzelfsprekende eigenschappen waarmee je doortastend en resultaatgericht te werk gaat;
• Kennis van administratieve en organisatorische processen (kennis van AdreZ is een pre);
• Discrete persoonlijkheid in verband met vertrouwelijke portefeuilles directeur en management.

Wat bieden wij jou?

• Een leuke en interessante werkomgeving in een team van betrokken collega’s;
• Een afwisselende functie voor 24 uur per week;
• De functie is ingeschaald in schaal 8 van de Museum cao. Afhankelijk van kennis en ervaring is dit maximaal € 3.951,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek, exclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering;
• 8% vakantietoeslag en 3,4% eindejaarsuitkering;
• Je hebt recht op reiskostenvergoeding;
• Een contract voor een jaar dat bij goed functioneren wordt verlengd met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van Rijksmuseumboerhaave