Download informatienotitie

deskundig + persoonlijk
Terra Management Search, Informatienotitie kantoormanager/administrateur OMVR advocaten 2/7

Voorwoord:
Deze notitie introduceert OMVR advocaten, de rol van kantoormanager/administrateur en het
gezochte profiel. Voor actuele informatie over de procedure, bezoek www.terrasearch.nl. Heb je
vragen? We helpen je graag telefonisch verder.
Na overleg met partners en collega's van OMVR advocaten en het raadplegen van interne en
openbare documenten, biedt dit document inzicht in de cultuur, strategie en groei van het bedrijf en
het profiel van de kandidaat die wij zoeken.
Meer over OMVR advocaten? Check www.omvr.nl.
Terra Management Search,
Bert Hokken, consultant
Herman Wissink, search consultant
http://www.terrasearch.nl/
http://www.omvr.nl/
Terra Management Search, Informatienotitie kantoormanager/administrateur OMVR advocaten 3/7
OMVR advocaten OMVR is een dynamisch advocatenkantoor met 14 advocaten, voornamelijk gericht op de zakelijke
markt. Als middelgroot kantoor met 21 medewerkers en een rijke geschiedenis op de Noord West
Veluwe wordt aan voornamelijk bedrijven een allround juridische service van topkwaliteit geboden.
Kern van de zakelijke dienstverlening betreffen het arbeidsrecht, ondernemingsrecht en
insolventierecht. De advocaten van OMVR zijn stuk voor stuk experts in hun domein. Daarbij
hebben ze ook een scherp oog voor trends en ontwikkelingen binnen de diverse branches.
Naast dienstverlening voor het bedrijfsleven, wordt binnen de specialismen van het kantoor –
voornamelijk op basis van vaste afspraken met de grootste Nederlandse
rechtsbijstandsverzekeraars – juridische hulp geboden aan particuliere cliënten. Ten slotte voert
OMVR een (beperkte) strafpraktijk waarin eveneens in belangrijke mate voor particuliere cliënten
wordt gewerkt.
Bij OMVR is men bevlogen en klantgericht, waarbij professionaliteit en empathie hand in hand gaan. Klanten voelen zich gewaardeerd en begrepen. Er wordt vooruit gekeken, met ruime ervaring in diverse bedrijfstakken en branches en een voortdurende monitoring van zakelijke kansen en uitdagingen. Deze benadering bevordert de relatie met de cliënten en voorkomt conflicten. De advocaten van OMVR zijn deskundig en persoonlijk, wat resulteert in langdurige, transparante en laagdrempelige relaties. Rechtsgebieden OMVR is een veelzijdig advocatenkantoor met expertise in diverse rechtsgebieden, waaronder:

• Arbeidsrecht • Bestuursrecht • Bouwrecht • Contractenrecht • Huurrecht • Insolventierecht • Omgevingsrecht • Ondernemingsrecht • Strafrecht • Vastgoedrecht

Op elk van deze gebieden kan het kantoor een constante, hoogwaardige service garanderen en worden geschillen pragmatisch en zo nodig via de rechtsgang beslecht. Als alternatieve wijze van geschillenoplossing biedt OMVR mediation aan. De mediator houdt zich in deze kwesties niet bezig met het toewijzen van gelijk (aan één partij), maar met het bereiken van hernieuwde overeenstemming.

Terra Management Search, Informatienotitie kantoormanager/administrateur OMVR advocaten 4/7
Strategie Klanten worden kritischer, schakelen minder snel een advocaat in en zijn minder merktrouw dan vroeger. Ook is er toenemende concurrentie van nieuwe juridische dienstverleners in een markt die slechts licht groeit. Het motto waarmee OMVR deze marktvraag benadert is: deskundig + persoonlijk. Voor OMVR is groei geen doel maar het kantoor zet in op tevreden cliënten, kennis en werkplezier. Juist door in te zetten op deze mix weet OMVR haar rol als toonaangevend advocatenkantoor op de Noord West Veluwe te versterken. OMVR wil het contact met de cliënten intensiveren door proactieve advisering in begrijpelijke taal, waarmee het kantoor zich positioneert als dé sparringpartner voor ondernemers. Dit bevordert ook de kans op kruisbestuiving naar andere rechtsgebieden. Daarnaast zet OMVR zich in op de houding van de advocaat als sleutel tot klantbehoud en werving. De advocaten zijn benaderbare specialisten die er echt willen zijn voor hun klanten, en dat tegen een eerlijke prijs. Naast inzet op verduurzaming van de contacten met ‘echte’ cliënten, zet OMVR tevens in op de relatie en kwaliteit van de samenwerking met andere stakeholders, zoals de rechtbank (onder andere voor de insolventiepraktijk), regionale kennisnetwerken en de specialistenverenigingen waar een aantal advocaten lid van zijn. Ten slotte kiest het kantoor voor het bedienen van de particuliere markt door te contracteren met een aantal grote rechtsbijstandsverzekeraars, van wie frequent nieuwe zaken worden verkregen. Daardoor worden de zakelijke afspraken met verzekeraars vastgelegd, terwijl de kwaliteit van de inhoud van het werk gemonitord wordt door middel van (bijvoorbeeld) klanttevredenheidsonderzoeken in samenwerking met die verzekeraars. OMVR wordt door verzekeraars steevast gepositioneerd als één van hun top netwerk kantoren.

Organisatie OMVR is een maatschap met twee partners die eindverantwoordelijk zijn. Daarnaast zijn er vier
salary partners die intensief bij het beleid worden betrokken en verantwoordelijk zijn voor bepaalde
organisatorische onderdelen van de onderneming.
De veertien advocaten worden in hun werk ondersteund door zeven medewerkers, waarvan vier
secretaresses en één juridisch medewerker. De kantoormanager/administrateur en de
boekhoudkundig medewerker stoppen beiden in verband met het bereiken van de
pensioengerechtigde leeftijd. Recentelijk is besloten om de twee functies samen te voegen met
ondersteuning van twee ervaren secretaresses die hiervoor deels vrijgesteld zijn. Deze
secretaresses zijn al behulpzaam bij o.a.: declaraties aan rechtsbijstandsverzekeraars,
crediteurenadministratie, verlofadministratie, ict ondersteuning en het bestellen van
kantoormiddelen.
De kantoormanager/administrateur is primair verantwoordelijk voor een efficiënte financiële-,
dossier- en urenadministratie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de softwarepakketten Kleos en

Twinfield. Naast het adequaat bijhouden van de totale administratie, ben je verantwoordelijk voor:

• het declaratieproces,
• het tijdig en adequaat vervaardigen van perioderapportages
• de administratie ‘jaarrekening klaar’ maken voor de accountant,
• het bewaken van debiteurenstanden,

Terra Management Search, Informatienotitie kantoormanager/administrateur OMVR advocaten 5/7

• tijdig indienen van de aangifte loon- en omzetbelasting,
• de loonadministratie (uitbesteed),
• het begeleiden van medewerkers om adequaat gebruik te maken van Kleos,
• het verder benutten en optimaliseren van de mogelijkheden die Kleos en Twinfield bieden.

Naast de administratieve taken ben je verantwoordelijk voor:

• ICT

De automatisering, waaronder Microsoft 365, is van deze tijd en werkt naar behoren. Bij
problemen die niet eenvoudig zelf oplosbaar zijn, wordt er een beroep gedaan op een
externe ICT-leverancier die op afstand veel problemen kan verhelpen.

• Personeelszaken

In deze ondersteunende rol houd je je bezig met administratieve taken en organisatorische
HR-taken, zoals het verwerken van de personeelsmutaties, het opstellen van contracten en
het bijhouden van verlof- en verzuimregistraties. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor
werknemers over HR-gerelateerde zaken, alsmede het aanspreekpunt voor externe
contacten, waaronder de pensioenverzekeraar, de Arbodienst, het UWV en het
loonverwerkingsbureau. Je denkt ook mee. Je signaleert knelpunten en doet proactief
voorstellen voor verbeteringen in het HR beleid en processen. Bij vragen kan je o.a. terecht
bij een arbeidsrechtadvocaat van het kantoor.

• Verzekeringsportefeuille

Het op orde houden van de verzekeringsportefeuille en hiervoor contacten onderhouden
met de assurantietussenpersonen.

• Facilitaire zaken

Dit betreft een breed pallet van zaken, zoals: het onderhouden van contacten met de
verhuurder, kleine huisvestingzaken, het op orde houden van de inrichting van het kantoor
en het zorgen van voldoende kantoormiddelen.

• Secretariaat

Je bent het aanspreekpunt voor het secretariaat en zorgt ervoor dat zij hun werk optimaal
kunnen uitoefenen.

• Marketing/sponsoring

Hoewel OMVR er sterk in gelooft dat kwaliteit en mond-op-mond-reclame de beste
marketing is, wordt er zowel incidenteel als structureel aan reclame en sponsoring gedaan.
Het beheer van en communicatie over advertentie- en sponsorcontracten maakt deel uit
van je taak.
Voor ieder onderdeel van je taak is er een senior advocaat aanwezig om te sparren om zo tot de
beste beslissingen te komen. Je legt verantwoording af aan de maatschap en neemt deel aan de
periodieke maatschapsvergaderingen (met de partners en salary partners).
Terra Management Search, Informatienotitie kantoormanager/administrateur OMVR advocaten 6/7
Kantoormanager/ administrateur, de functie
De taken van de kantoormanager/administrateur zijn als volgt: 1. Je bent verantwoordelijk voor de totale administratie, waarbij je operationeel maar ook

beleidsmatig werkzaam bent. 2. Je verzorgt adequate stuurinformatie, van rapportages over de declarabiliteit per persoon
tot kantoorbrede rapportages en bereid de maatschapsvergaderingen voor. 3. Je beheert en verbetert de interne organisatie op de vakgebieden ICT en facilitair. 4. Als HR-adviseur ben je verantwoordelijk voor alle diverse HR-werkzaamheden, variërend

van administratieve en organisatorische HR-taken tot meedenken over het HR-beleid van kantoor.
5. Je draagt bij aan een fijne werkomgeving waarin cliënten optimaal geholpen worden.

Kantoormanager/ administrateur, het profiel Ideale kandidaat:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau. • Een afgeronde relevante financiële opleiding. • Ruime werkervaring in een vergelijkbare functie binnen een financiële administratie. • Visie op de aandachtsgebieden van financi

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van Tangram