Directie Assistent

Functie omschrijving

Directie Assistent

Korte beschrijving speelveld
Ontwikkelorganisatie Ruimte is binnen de gemeente Utrecht een groot organisatieonderdeel met ruim 970 medewerkers. De organisatie wordt geleid door de Directeur Ruimte en 3 directeuren, met ieder een eigen portefeuille. Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland, met grote ambities. Het werkveld van Ontwikkelorganisatie Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling, als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s als duurzame energie en mobiliteit.

De directeuren worden ondersteunt door een team van 5 directieassistenten, die in principe samenwerken met 1 van de directeuren. We willen het team aanvullen met een directie assistent voor de directeur Stedelijk Beleid.

De directeur Stedelijk Beleid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van beleid en uitvoering van werkzaamheden, gericht op de ruimtelijke ontwikkeling van de stad. Denk aan beleid en toekomstvisie voor duurzame energie in de stad, voor de ontwikkeling van de stad met een balans tussen groen en mobiliteit, het realiseren van prettig wonen.

We zoeken een assistent die affiniteit heeft met ruimtelijke ontwikkeling. Je maakt deel uit van het team ‘directieassistenten’ en werkt nauw samen om de (politiek gevoelige) dynamiek in het werk van de directeuren te vertalen naar een overzichtelijke agenda en goed geordende acties en informatie. Je bent iemand die ontzorgt, waardoor de directeur haar werk optimaal kan oppakken.

Opdrachtomschrijving

• Beheren van de agenda.
• Organiseren van de mailbox op diverse mappen.
• Organiseren bijeenkomsten intern of extern.
• Reserveren van vergaderzalen.
• Afstemmen met medewerkers op aanleveren van informatie en stukken.
• Voorbereiden reistijd voor overleggen en bijeenkomsten.
• Verwerken ziek- en betermeldingen.

Je hebt/bent:

• Hbo werk- en denkniveau.
• 3 jaar ervaring in een soortelijke functie.
• Ervaring met het ondersteunen van een directielid.
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.
• Kennis van diverse systemen als ibabs, Validsign is een pré.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Je houdt ervan om de zaken goed op orde te hebben. Je kunt overzicht houden op de prioriteiten en schakelen waar het nodig is (in een dynamische omgeving).
• Je hebt een dosis verantwoordelijkheidsgevoel en sensitiviteit in relatie tot de plek en verantwoordelijkheden van de directie in de gemeentelijke organisatie.
• Je communiceert adequaat (mondeling en schriftelijk).
• Je bent zorgvuldig en hands on.
• Je kunt snel schakelen en kijkt met een oplossingsgerichte blik naar knelpunten.
• je werkt makkelijk samen en handelt waar nodig autonoom of in afstemming met de directeur en samenwerkende collega’s.

Duur: 26-03-2025 - 01-10-2025 met optie op verlenging
Standplaats: niet gespecificeerd
ZZP: niet toegestaan
Aanbieden kan tot: 17 mrt. 2025 (ma.), 10:30
Datum eerste gesprek: gesprekken zijn gepland op 18 maart 2025. Er wordt contact met je opgenomen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht

Functie Eisen

Eisen:

• De kandidaat heeft een hbo werk- en denkniveau
• De kandidaat heeft 3 jaar ervaring in een soortelijke functie
• Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld

Wensen:

• De kandidaat heeft ervaring met het ondersteunen van een directielid
• De kandidaat heeft ervaring binnen een overheidsorganisatie
• De kandidaat heeft kennis van diverse systemen als ibabs, Validsign

Bedrijfsprofiel

Sharing would be appricatied! Paylaşırsanız sevinirim! Do you want to work for our client in The Netherlands? Hollandada ICT alaninda calismak?
Let’s meet! Are you the person we’re looking for?
If you are, we are happy to receive your application including your motivation.
Growing a better world together: You'll already be aware that our client is a financial services provider for 7.1 million customers in 40 countries. But did you know that we aim to contribute to real change with our 'Growing a better world together' mission? We do so in countless ways, such as:

A third of all the food we purchase is thrown away. Together with Nature & Environment, we’re working to increase awareness among consumers of how to reduce food waste. As part of a project with Humanitas, we are helping people who are experiencing financial difficulties to get their household finances in order. Together with ‘Vluchtelingenwerk Nederland’ (the Dutch Council for Refugees), we are helping 1,500 refugees find a suitable job. Interested? Do you want to become the ideal version of yourself? We would love to help you fuel and invest in your career and ambitions in an environment where you keep learning every day. We give you the space to innovate and initiate. In this way, we offer you numerous opportunities to grow and help you exceed your expectations, to do the right thing exceptionally well, and to therefore grow as a professional.

Our client is a financial service provider for 7.1 million customers in 40 countries, you know already. Our Red Team works for all the locations of our client in all these countries. Do you also know that we are working together on a better world? We do this in 101 ways like for example our knowledge and experience of Ethical Hacking and Red Teaming sharing with other organizations and "hackers". That belongs to us at ' growing a better world together '

Arbeidsvoorwaarden

Working conditions: This job role offers a balanced split between operational (run) and project (build) work, with a distribution of 75% operational and 25% project-related tasks. To minimize the impact on business operations, some changes may be scheduled outside of regular business hours.

Do you want this too? Do you aspire to be the best version of yourself? We are delighted to support your development and invest in an environment where continuous learning is encouraged. We provide you with the freedom to innovate and take initiative. By offering numerous growth opportunities, we help you exceed your own expectations and excel in your work, enabling you to grow both personally and professionally.

Moreover, you can expect the following benefits based on a 36 or 40-hour working week:

• An Employee Benefit Budget equivalent to 10% of your monthly income, which you can use according to your preferences. This budget allows you to purchase additional holiday days or make additional contributions to your pension.
• Flexible working hours and the possibility of location-independent work, depending on the team's planning.
• 100% reimbursement of commuting costs if you travel using public transportation. If you commute by car or motorcycle, you can opt for a commuting allowance.
• A pension scheme with a contribution rate of only 5% from your side.

Let's get to know each other.
Are you the person we are looking for? The new colleague who wants to strengthen our client's team and make a difference for yourself, our customers, and society? We would love to receive your application for this vacancy.

Please note: Even if you don't meet all the criteria mentioned in the profile, but you believe you can fulfill the role effectively, we encourage you to apply. We invest in your growth and development.

Responses to applications are handled in accordance with our vacancy management process.
If you have any questions about the application process, ww will be happy to assist you via email (
info@if-solutions.nl
) office +31 10 210 87 90 or through the provided application link.
Screening is a standard part of the application process. We assess candidates based on the screening procedures followed by our client to ensure that new employees are reliable and suitable for their roles.

For this vacancy, an individual assessment and skills testing may be included as part of the application process.
We believe that everyone is unique, and it is precisely these differences that help us become an even better bank. That's why we are curious to know more about you.

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van If-solutions
Meer Directie Assistent vacatures