Programmasecretaris / Club coördinator

BIRD is een podium, club en restaurant en heeft jazz- en hiphopcultuur als voornaamste kernwaarden. BIRD bestaat uit een BV (BIRD B.V.) en een stichting (Live@BIRD). De stichting organiseert het live programma en de B.V. al het andere. Ter ondersteuning van de programmeurs van beide organisaties zijn wij op zoek naar een assistent programmeur. Daarnaast zal deze functie ook verantwoordelijk zijn voor de club coördinatie. De functie neemt ongeveer 24 uur per week in beslag.

Doelstellingen:

• Bewaken van de artistieke kaders van het BIRD programma
• Een bijdrage leveren aan een duidelijk visie en een uitgewerkt concept voor de programmering van BIRD
• Een bijdrage leveren aan financieel op orde hebben van de club programmering en het behalen van de beoogde targets

Taken:

• Ondersteunt de programmeurs van zowel de BV als de stichting in hun werkzaamheden.
• Het organiseren, notuleren en zo nodig voorzitten van algemene, programmeurs- en productie vergaderingen
• Neemt 1x per jaar deel aan de clubstrategie meeting en ontwikkeld hiervoor een visie document ter voorbereiding en een club plan ter realisatie van deze meeting
• Is secretaris van het programmaoverleg
• Zorgt dat andere organisaties/programmerende organisaties communiceren in de lijn van BIRD
• Zorgt dat betalingen ten aanzien van (en aan) alle programmerende organisaties en artiesten goed en op tijd verloopt;
• Agendabeheer en invullen Stager en zorgdragen voor zorgvuldige overdracht aan de events coördinator
• Het verrichten van administratieve werkzaamheden, waaronder het opstellen van tijdschema’s, contracten, costings en afrekeningen
• Het coördineren van externe vrijdag en zaterdag club programmering in BIRD
• Het maken van templates van het externe vrijdag en zaterdag clubprogramma ter bevestiging aan de marketingafdeling.
• Onderhoudt contact namens BIRD BV met externe clubpartijen

Wat verwachten wij:

• Een zelfstandig werkende en resultaatgerichte organisator, die nauwkeurig werkt maar flexibel is ingesteld, overzicht kan houden en prioriteiten kan stellen;
• Een aantoonbare ervaring, bij voorkeur in een poppodium en/of nachtclub, in het organiseren van concerten of clubavonden; kennis van het (Rotterdamse) cultuur- en uitgaansleven van binnenuit, de ontwikkelingen in de sector en affiniteit met het gehele programma-aanbod van BIRD.
• Een aantoonbare ervaring in het ondersteunen van programma’s door middel van PR en publiciteit;
• Kennis van en affiniteit met de culturele sector, in het bijzonder binnen het genre jazz, hiphop en aanverwanten.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en relativeringsvermogen
• Iemand die het leuk vindt om stagiaires te begeleiden
• Charismatisch, representatief en communicatief vaardig.
• Leergierig
• Organisatiebewust.
• Ondernemend en assertief.
• Vereiste ervaring 3 jaar
• HBO werk- en denkniveau
• Woonachtig in Rotterdam of omstreken

Wat bieden wij:

• Een dynamische en inspirerende werkomgeving.
• Relevante werkervaring bij een vooraanstaand podium.